Các vị trí quan trọng trong tổ chức sự kiện

” Tổ chức một sự kiện event được diễn ra, cần có sự đóng góp rất nhiều từ các bộ phận khác nhau. Dưới đây là những vị trí nhân sự thường thấy trong tổ chức một sự kiện góp phần tạo nên sự thành công trong một event.”

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện :

Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện event có vai trò sống còn trong một ekip bởi họ phải đảm nhiệm một loạt các nhiệm vụ quan trọng như lựa chọn địa điểm, logistic, catering và có trách nhiệm làm việc với các bộ phận tài chính, đảm bảo chương trình có được hiệu quả mong muốn trong mức ngân sách cho phép.

Quản lý sự kiện :

Quản lý sự kiện phối hợp với bộ phận điều phối sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Vai trò của họ rất linh hoạt.

Trợ lý sự kiện :

Trợ lý sự kiện hỗ trợ và thực hiện khá nhiều các công việc nhỏ trong quá trình tổ chức. Họ gọi điện tới các bên liên quan để xử lý công việc hoặc giúp đỡ tìm kiếm thông tin.

Quản lý sản xuất :

Quản lý sản xuất có trách nhiệm điều phối nhân viên sản xuất ngoài ra còn có các tài liệu tổ chức sự kiện. Các hạng mục phục vụ cho sự kiện và giám sát tất cả công việc liên quan để đảm bảo quá trình làm việc an toàn và đúng tiến độ. Họ cũng là người chịu trách nhiệm cho rủi ro trong sự kiện. Họ làm việc với giám đốc và bộ phận thiết kế để đảm bảo ngân sách thực hiện, tiến độ cung cấp các hạng mục cho chương trình. Quản lý sản xuất kiểm soát ngân sách và tiến độ làm việc, giám sát toàn bộ công việc từ thời gian bắt đầu chuẩn bị cho đến tận khi buổi tổng duyệt kỹ thuật của sự kiện kết thúc

Truyền thông cho sự kiện :

Họ phụ trách công việc quảng bá và nâng cao hình ảnh của đơn vị tổ chức sự kiện. Họ sản xuất các tờ rơi, poster, các ấn phẩm quảng cáo và thực hiện phân phát chúng. Họ cũng làm việc với các cơ quan báo chí và quản lý hình ảnh trong các hoạt động quay phim, chụp hình tư liệu cho chương trình.

Đạo diễn :

Đạo diễn thuộc quyền quản lý của Chỉ đạo nghệ thuật và có trách nhiệm giám sát chất lượng nghệ thuật chung của toàn bộ quá trình sản xuất.

Quản lý dịch vụ khách hàng :

Đây cũng là một vị trí cấp cao và mang nhiều trọng trách trong ekip tổ chức sự kiện. Họ phải vô cùng chuyên nghiệp, lịch thiệp và có những kỹ năng con người cực tốt để giải quyết công việc hiệu quả.

Quản lý hành chính :

Quản lý hành chính chịu trách nhiệm về tiền lương, các vấn đề liên quan đến quyền lợi và chính sách đãi ngộ dành cho nhân viên.

Quản lý khu vực :

Có trách nhiệm quản lý khu vực khán phòng (đối với nhà hát), các gian hàng, quầy bar xung quanh khu vực tổ chức sự kiện. Họ đảm bảo các khách mời tham dự được an toàn và thoải mái trong khâu tổ chức sự kiện tại mỗi nơi diễn ra.

Người điều phối sự kiện :

Người điều phối sự kiện đứng ở vị trí hàng đầu trong bộ máy nhân sự của ekip. Do đó, họ có quyền cao nhất và có trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân viên phía dưới.