ĐỘI NGŨ TỔ CHỨC SỰ KIỆN ( HELPER)
Trong quá trình tổ chức event, việc thuê các nhân sự thời vụ để phụ giúp trong suốt thời gian chuẩn bị cho event là việc thường xuyên, nhất là đối với các công ty chỉ có một, hai nhân viên marketing, event hay tại các event agency nơi mà bộ máy nhân sự thường gọn nhẹ.
Người ta có thể thuê các helper (người phụ việc) này để đảm nhận nhiều công việc. “Cao cấp” nhất là quản lý chính, hoặc đồng quản lý việc tổ chức event đó, “thường dân” hơn là để phụ những công việc lặt vặt như thuê mua, liên hệ… để tránh làm mất nhiều thời gian của những nhân sự cốt lõi trong ê kíp.
Helper thường có 2 dạng:
Một là những người làm freelancer chuyên nghiệp hoặc không chuyên, hiện đang có một công việc toàn thời gian nào đó, hoặc là thời gian tự do không bị ràng buộc,có mặt ngay khi có người gọi. Các nhân sự này thường có kỹ năng và tay nghề cao, có thể đảm nhận toàn phần một event nào đó mà công ty cần tổ chức. Khi đã nhận việc, họ tự điều phối thời gian, nhân sự để hoàn thành.
Hai là những sinh viên đang theo học tại các trường, làm event với mục đích học hỏi hoặc trang trải thu nhập.Họ thường được sử dụng để làm các công việc ít đòi hỏi kỹ năng vì xét về kinh nghiệm và năng lực thì những helper này chưa đáp ứng được các vị trí quản lý. Helper dạng này thường đi lên từ các công việc PG, PB, Supervisor… khi công ty thuê mướn xét thấy họ là người được việc, hoặc cũng có thể do giới thiệu truyền miệng giữa các nhóm PB, PG, helper… với nhau.
Sử dụng lực lượng helper, bạn sẽ như được nối dài thêm cánh tay, có thể yên tâm quản lý event của mình mà không phải lo lắng về chuyện thiếu nhân sự và những đầu việc không có người làm.
Chị Thùy Trang, nhân viên marketing của một công ty chuyên nhập khẩu các sản phẩm dành cho em bé chia sẻ: “Công ty tôi cũng thường xuyên làm các sự kiện lớn nhỏ để quảng bá đến khách hàng. Vì trong công ty chỉ có mình tôi làm marketing nên khá cực để xoay sở hoàn thành công việc. Mới đầu tôi thường nhờ lực lực nhân viên bán hàng bên phòng kinh doanh hỗ trợ, nhưng họ cũng có công việc riêng của họ, có các áp lực về doanh số, cho nên phải bỏ công việc chính của mình qua phụ công việc bên phòng marketing, họ cảm thấy không mặn mà lắm và thường thiếu chủ động trong công việc. Tôi rất đau đầu về việc này và quyết định thử tuyển một vài helper phụ giúp mình các công việc như nhập liệu, giám sát set up gian hàng, giám sát treo bandrol… Kết quả thật tuyệt vì các helper của tôi khá biết việc và có trách nhiệm cao. Tính về chi phí thì thực ra tốn kém không đáng kể vì nếu tôi nhờ vả các nhân viên phòng bán hàng, công ty sẽ phải tính lương làm ngoài giờ và thưởng sau event cho họ. Với việc thuê helper, bạn chỉ tốn một khoản chi phí nhỏ mà mọi việc sòng phẳng, bạn không phải mang tiếng nhờ vả ai cả và có quyền phàn nàn khi họ làm không tốt”.
Tuy nhiên bạn cũng có thể gặp một số rủi ro. Thứ nhất là một số helper thiếu năng lực và kinh nghiệm, nên họ không biết việc và thiếu chủ động, chỉ có thể sử dụng theo kiểu thiên lôi chỉ đâu đánh đó, đôi khi họ có thể làm đổ bể công việc. Thứ hai do không có nhiều sự ràng buộc, nhiều helper có thể bỏ việc giữa chừng nếu họ cảm thấy quyền lợi không thỏa đáng hoặc cảm thấy công việc vất vả ngoài sức tưởng tượng.
Vì vậy bạn nên cân nhắc kỹ khi xem xét năng lực của helper trước khi tuyển họ vào ê kíp của mình. Bạn cũng nên giữ lại giấy tờ tùy thân của helper nếu bạn chưa biết rõ về họ. Một phần vì helper là không phải là người của công ty, nhưng được tự do ra vào trong công ty, và được lấy danh nghĩa nhân viên công ty bạn, thì bạn cần phải có sự ràng buộc để tránh các sự cố đáng tiếc xảy ra. Thứ hai nữa là đối với các helper muốn nghỉ việc giữa chừng, sự ràng buộc sẽ làm cho họ phải suy tính lại trước khi phủi tay một cách vô trách nhiệm.
Bạn nên có một bản mô tả công việc trong đó nêu rõ hạn mức trách nhiệm, các công việc cần làm, thời gian cần cộng tác, nếu thường xuyên phải làm trễ vào buổi tối cũng nên ghi chú lại để helper chuẩn bị tinh thần. Khi helper đọc bản mô tả này và đồng ý với nó thì hai bên cùng ký vào và bắt đầu công việc. Sở dĩ phải cẩn thận như vậy vì trên thực tế đã có nhiều xung đột xảy ra giữa người thuê và helper vì các helper cho rằng họ bị lạm dụng quá mức so với các thỏa thuận ban đầu. Khi tuyển helper vào, những người thuê mướn thường chỉ nói chung chung bằng miệng “Vào phụ tôi làm event” mà không nói trước về tính chất công việc, thời gian phải làm… nên khi bước vào thực tế các helper cảm thấy mọi thứ không như họ hình dung, và như vậy xung đột là tất yếu.
Khi helper bước vào ê kíp của bạn, bạn nên giới thiệu các helper với đội ngũ nhân viên công ty để họ biết về trách nhiệm của helper nhằm có những phối hợp cần thiết trong công việc, đồng thời việc này cũng giúp helper cảm thấy hòa nhập tốt hơn với một công ty mới, họ cảm thấy đỡ bở ngỡ trong công việc và các mối giao tiếp hơn.
Đừng nghĩ rằng bạn là người trả tiền nên helper phải có trách nhiệm làm tất cả theo ý bạn. Hãy lắng nghe ý kiến của helper vì biết đâu, với kinh nghiệm phụ việc cho event ở nhiều nơi, họ có những đóng góp quý giá mà bạn chưa nhìn ra được trong event của mình. Bạn cũng nên biết cách động viên helper, vì nếu họ hài lòng, họ có thể nỗ lực làm việc ở mức cao nhất, vượt qua những gì bạn trông đợi.
Bạn cũng nên lưu ý về vấn đề chi trả tiền lương và thuế thu nhập. Đối với các agency chuyên nghiệp Rạng Danh Việt đơn vị thành viên của Flypro, đã quen thuộc với việc thuê mướn PG, helper… họ thường biết cách giải quyết những trường hợp này nhưng đối với một công ty năm thì mười thưở mới tuyển nhân sự thời vụ, nếu không biết cách giải quyết khéo léo, bạn có thể sẽ phải đối diện với những rắc rối.
Chẳng hạn như trường hợp của một công ty thương mại điện tử nọ. Có tất cả 10 helper được huy động vào làm việc 2 tháng cho một dự án activation dài ngày. Đến khi chi trả tiền lương vào cuối chương trình, kế toán của công ty nói rằng các helper này bị trừ 10% để nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định của nhà nước, và còn đòi họ phải có mã số thuế cá nhân nữa. Vậy là các helper tụ tập trước cổng công ty để phản đối, một helper bức xúc: “Họ đòi chúng tôi phải đi làm mã số thuế cá nhân mới trả lương. Họ còn trừ 10% lương để nộp thuế và nói với chúng tôi rằng số tiền thuế này sẽ được hoàn lại vào cuối năm nếu tổng thu nhập của tôi không quá 60,000,000 VND. Nhưng chẳng biết cả năm nữa có ai đủ siêng mà lên cơ quan thuế đòi lại ba trăm ngàn không”.
Kế toán của công ty không làm sai nhưng cách giải quyết thiếu tế nhị và không báo trước về việc này đã làm các helper bức xúc. Trên thực tế các công ty thường chịu luôn các khoản thuế này cho helper để họ nhận được đúng số tiền như đã thỏa thuận ban đầu, hoặc nếu có trừ lương để nộp thuế, cũng nên báo trước để helper biết.
Việc thuê mướn helper dễ mà không dễ. Để vận hành được ê kíp helper của bạn một cách hiệu quả, sẽ trông đợi rất nhiều vào kỹ năng quản lý và team work của bạn.
