Tổ chức tất niên là bữa tiệc đặc biệt đối với các nhân viên nhưng nỗi lo lớn nhất là vấn đề thời tiết, bởi con người không thể có sức mạnh điều khiển được thời tiết. Thời tiết xấu sẽ ảnh hưởng đến nhịp độ và sự chuẩn bị sự kiện tất niên, nó ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại đối với người làm sự kiện.

Dường như việc tham dự tiệc tất niên đã trở nên quá quen thuộc đối với những công nhân viên chức, bởi việc tổ chức tất niên cho công ty diễn ra vào cuối mỗi năm, khi cái Tết đang gần kề. Đây là lúc cả tập thể công ty tụ họp lại để tham dự bữa tiệc chung cũng như để tổng kết thành quả đã đạt được trong một năm và nâng cao tình thần cống hiến trong những năm tiếp theo. Chung quy lại, đây sẽ là bữa tiệc đặc biệt của các nhân viên nhưng nỗi lo lớn nhất là vấn đề thời tiết, bởi con người không thể có sức mạnh điều khiển được thời tiết.

Những ảnh hưởng mà thời tiết gây ra khi tổ chức tất niên

tổ chức tất niên ngoài trời

Thời tiết xấu sẽ ảnh hưởng đến nhịp độ và sự chuẩn bị sự kiện tất niên, nó ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại đối với người làm sự kiện. Đặc biệt, các sự kiện tổ chức ngoài trời có quy mô, nếu gặp phải thời tiết xấu bất ngờ như mưa lớn hoặc gió to bắt buộc các chương trình sẽ phải kết thúc sớm hơn hay phải lùi thời gian tổ chức muộn so với dự kiến ban đầu, thậm chí có thể bị hủy bỏ. Cũng vì vậy nên sự chuẩn bị chu đáo và chỉnh chu trong từng chi tiết nhỏ sẽ phần nào giảm đi thiệt hại mà thời tiết gây ra cho sự kiện.

Một số lưu ý khi tổ chức tất niên lúc thời tiết xấu

Để hạn chế thấp nhất những rủi ro do thời tiết mang lại người tổ chức phải nắm rõ những vấn đề sau, nhất là khi sự kiện tất niên tổ chức ngoài trời.

• Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Việc tìm hiểu địa điểm diễn ra sự kiện và một trong những yếu tố tiên quyết quyết định đến thành công của sự kiện. Trong trường hợp, địa điểm diễn ra sự kiện do khách hàng yêu cầu và chúng ta chưa nắm rõ.

Địa điểm có sức chứa phù hợp với số lượng khách sẽ tham dự dự kiến. Nếu địa điểm không phù hợp, sẽ ưu tiên tìm hiểu một số địa điểm gần với địa điểm mà quý khách hàng yêu cầu, có đủ sức chứa lượng khách tham dự.

địa điểm tổ chức tất niên

Không gian và mặt bằng địa điểm có thuận lợi hay khó khăn gì trong việc xây dựng, lắp đặt sân khấu. Việc tìm hiểu vấn đề này sẽ có được phương án tổ chức hợp lý và chủ động hơn trong việc xây dựng  kế hoạch dự phòng khi thời tiết xấu xảy ra bất ngờ.

Khí hậu và thời tiết của nơi tổ chức như thế nào, việc tìm hiểu này có thể lựa chọn và đề xuất được thời gian tổ chức sự kiện chuẩn xác, tránh gặp phải các hiện tượng thời tiết xấu trong quá trình sự kiện diễn ra.

Xem thêm: Công ty tổ chức tất niên uy tín 

• Trang bị các vật dụng trong sự kiện tất niên

Các trang thiết bị quan trọng sử dụng trong sự kiện phần lớn các thiết bị đó đều là các máy móc, đồ điện tử đắt đỏ và dễ bị hư hỏng do khí hậu ẩm ướt, thời tiết mưa hay nắng nóng. Do đó, cần phải trang bị các vật dụng chống mưa bão cho các trang thiết bị trong quá trình sự kiện diễn ra.

Các thiết bị liên quan đến điện tử như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình cần được bảo quản kỹ càng, tránh nước mưa và kê cao hơn so với mặt đất. Nên sử dụng loại màn hình LED dành riêng cho ngoài trời. Các tủ điện công suất lớn cũng cần che chắn để tránh nước mưa gây chập điện, cháy nổ.

Thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng trong bữa tiệc cuối năm

Các vật dụng như bàn ghế, nếu có thể di chuyển được đến khu vực tránh mưa thì nên di chuyển sớm.Tất cả các vật dụng ngoài trời khác cũng phải đảm bảo đủ trọng lượng để không bị thổi bay hoặc có thể neo được cố định xuống dưới đất. Các phần trang trí cho sân khấu nên sử dụng những chất liệu chịu được điều kiện thời tiết khắc nghiệt ở ngoài trời.

Các loại ô dù, lều bạt tránh mưa bão: Hiện tại ở Việt Nam, trong các sự kiện ngoài trời thường hay sử dụng loại dù tròn cỡ lớn khi trời mưa. Đặc điểm của loại dù này là thời gian thi công và lắp đặt nhanh chóng. Đặc điểm của nhà bạt là chắc chắn và thẩm mỹ hơn so với dù tròn. Nếu làm trên diện tích lớn và có khách VIP thì nên sử dụng nhà bạt thay cho dù tròn, nhưng bạn phải setup từ trước do thời gian setup lâu hơn. Đây cũng là một giải pháp tốt để đề phòng rủi ro về thời tiết.

• Triền khai kế hoạch dự phòng

Bất kỳ một chương trình diễn ra dù ở địa điểm outdoor hay indoor  thì luôn luôn phải xây dựng một kế hoạch dự phòng. Khi các rủi ro bất ngờ xảy ra trong sự kiện, chúng ta vẫn có thể nắm được thế chủ động đảm bảo sự thành công cho chương trình.

Chương trình đang bắt đầu thì gặp sự cố mưa bất ngờ. Các nhân viên phải đảm bảo khách VIP được che chắn an toàn. Các thiết bị điện tử âm thanh ánh sáng phải được bảo vệ kỹ lưỡng bằng các vật dụng chống mưa. Kịch bản chương trình sẽ phải thay đổi để rút ngắn chương trình nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng của sự kiện bằng cách ưu tiên các phần quan trọng lên đầu và giảm bớt hoặc đẩy các phần ít quan trọng ra sau.

Tìm kiếm công ty tổ chức tất niên có nhiều năm kinh nghiệm

Những lưu ý khi tổ chức sự kiện tất niên ngoài trời sẽ góp phần giúp bạn có sự đầu tư và an tâm hơn về sự kiện. Tuy nhiên để đảm bảo sự thành công, bạn cần nên tìm đến một công ty sự kiện uy tín để thực hiện. Bởi lẽ bạn không thể tự xoay sở mọi thứ khi một chương trình đang diễn ra với những sự cố, tình huống không thể lường trước. Việc tìm đế một công ty tổ chức sự kiện tất niên sẽ giúp bạn an tâm và giảm một phần nào sự lo lắng.

Ekip tổ chức sự kiện Rạng Danh Việt

Bạn hãy chọn công ty tổ chức sự kiện Rạng Danh Việt, chúng tôi là đơn vị được khách hàng ưu tiên tin tưởng. Rạng Danh Việt sẽ đảm bảo chương trình có thể diễn ra thuận lợi và ý nghĩa, khắc phục các sự cố bất ngờ khi diễn ra ngoài trời.

Nếu bạn muốn sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện tất niên chuyên nghiệp, trọn gói tại Rạng Danh Việt hãy gọi ngay:

Hotline: 0901 274 479 | email : lienhe@rangdanhviet.com